La Direction de la Communication est en charge de valoriser l’ensemble des actions et politiques publiques notamment sur les grandes manifestations organisées par la collectivité.
Elle compte aujourd’hui 21 agents.
Dans le cadre d’un renfort suite à un arrêt maladie, la direction de la communication recherche un coordinateur événementiel et logistique en contrat à durée déterminée d’octobre2023 à mars 2024 (CDD reconductible jusqu’en juillet 2024) pour assurer la coordination événementielle et logistique du Château des Enfants 2024 en appui de l’équipe en placeainsi que des partenariats et actions événementielle du Département du Calvados.
Votre activité se décompose de la façon suivante :
• Au sein de la mission « grands événements », vous assurez la coordination événementielle et logistique du Château de Enfants 2024 en binôme (50%),
• Vous assurez la coordination événementielle et logistique des partenariats (30%) et des actions événementielles et événements structurants (20%),
Vos missions
Coordination événementielle et logistique en binôme du Château des Enfants 2024 (50%) :
Gestion de projet
• Appui dans la coordination et le suivi de l’organisation logistique et opérationnelle de l’événement et de son rétro planning associé ;
• Participation aux COTECH et COPIL internes, prospection de nouvelles animations, suivi administratif ;
• Coordination de l’équipe en interne, au sein de la direction de la communication et en transversalité avec les autres directions/services (Direction générales adjointes, volontaires du Département du Calvados...) ;
• Coordination des partenaires externe (collectivités, prestataires…), en transversalité,
• Suivi du calendrier de réunions internes et externes, comptes rendus, diffusion des informations aux différents canaux de communication ;
• Participation à la rédaction du bilan et de l’évaluation ;
• Reporting du suivi d’activités à la cheffe de service ou à son adjointe.
Communication
• Suivi du plan de communication dans le respect du rétro planning établi,
• Relai privilégié pour fournir des contenus aux différents interlocuteurs internes et externes ;
• Appui dans la coordination transversale pour la réalisation des supports et outils de communication en lien avec les pôles référents au sein de la direction de la communication (édition, réseaux sociaux, digital, communication interne, presse).
Logistique
• Coordination logistique, technique et opérationnelle :
o Appui dans la coordination des ressources humaines et du planning associé ;
o Préparation et suivi des outils de gestion inhérents (road book, feuille de route…),
o Appui logistique pour le chargement, transport, montage, démontage, déchargement, stockage et rangement du matériel événementiel,
o Suivi des installations liées à la manifestation.
• Coordination et mise en œuvre de la visibilité du Département du Calvados sur l’événement.
Coordination et suivi des partenariats du Département du Calvados (30%) :
• Accompagner la réflexion pour le positionnement du Département sur les événements départementaux, régionaux ou nationaux soutenus par celui-ci,
• Veiller à la valorisation, représentation et visibilité, de la collectivité sur les événements organisés en propre, en co-organisation ou bien en partenariat,
• Relation externes avec les institutionnels, partenaires privés et publics,
Coordination des actions événementielles / événements structurants (20%) :
• Assurer le suivi des actions événementielles dont vous avez la charge avec l’exécution des prestations, le suivi administratif et budgétaire, le bilan,
• Assurer le suivi des événements récurrents qui vous sont confiés tout en coordonnant les équipes en interne et en externe dont par exemple, le Salon International de l’Agriculture, Cérémonie Podiums et Trophées, Beauregard, les grands clubs sportifs….
Compétences professionnelles attendues
• Vous maîtrisez la gestion de projet et possédez une expérience minimale de 2 ans en organisation événementielle ;
• La maîtrise du Pack Office est indispensable ;
• Vous vous appuyez sur votre rigueur (capacité à rédiger, à synthétiser, à exposer des idées) pour mener à bien vos missions ;
• Vos qualités relationnelles, votre réactivité, votre dynamisme et votre esprit d’équipe sont des atouts indispensables ;
• Vous savez gérer des situations de stress et de prioriser les urgences à traiter ;
• Au regard de l’activité, les missions impliquent d’être mobilisé(e) le week-end et en soirée, des déplacements sur le territoire ;
• Le permis de conduire est obligatoire.
Profil recherché
• Profil à partir de Bac + 3 – spécialisation en gestion de projet événementiel.
• 2 à 3 ans d’expérience minimum en gestion de projet événementiel
• CDD à temps plein 6 mois reconductible
• Du 1er octobre 2023 au 1er mars 2024 reconductible jusqu’au 31 juillet 2024
Rejoindre le Département du Calvados, c’est réaliser plus qu’un métier.
Sortez du cadre et soyez fier(e) de servir l’intérêt général en améliorant la vie quotidienne des calvadosiens !
Le Département du Calvados s’adapte et propose de nouvelles méthodes de travail (Télétravail, co-working…) tout en veillant à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.
Et si c’était vous notre futur ambassadeur portant nos 5 valeurs « Confiance, Responsabilités, Exemplarité, Ecoute, Respect » ?
N’hésitez plus et rejoignez-nous pour vivre une expérience enrichissante et humaine !